关于印发《益阳市外宾接待工作规定》的通知
关于印发《益阳市外宾接待工作规定》的通知
益政办发〔2008〕3号
各区县（市）人民政府，大通湖区管委会，市人民政府各局委、各直属机构：
《益阳市外宾接待工作规定》已经市人民政府同意，现印发给你们，请遵照执行。
益阳市人民政府办公室
二○○八年三月二十日
益阳市外宾接待工作规定
第一条 为进一步规范外宾接待工作，提高外宾接待水平，根据有关政策和礼仪要求，结合我市工作实际，制订本规定。
第二条 市外事部门统一归口管理全市外宾接待工作，负责组织安排需市级领导参加的外事活动。市人民政府各部门和区县（市）需市级领导正式会见、宴请外宾，应报市外事部门审核，由市外事部门按程序报批，原则上不得以部门名义向市人民政府报送接待请示。不涉及市级领导出面的外宾接待活动，接待单位向外事部门备案。
第三条 相当于地市级以上人员正式来访，由市人民政府为主接待，市外事部门具体制定接待计划。经贸、科技、文化、体育界等团体或民间组织以考察、洽谈、观光等为目的的来访，以对口部门和单位为主接待，市外事部门负责对有关接待工作进行指导。
第四条 各单位接待外宾事前应制定接待计划。接待计划包括来访团组和重要人物的背景资料，来访的目的、要求，应遵循的接待方针，以及迎送、会见、宴请、食宿、交通、新闻报道、活动日程等内容。需市级领导参加的重要外事活动，外国政要、党宾、议员、重要友人来访，接待单位应提前7个工作日提出接待计划，经外事部门审查，报分管市领导和主管外事工作的市领导审批。重要经贸团组（需市级领导会见、宴请的）洽谈、涉外经贸签约活动，由市经贸主管部门和市外事部门联合制定方案，报分管市领导、主管外事工作的市领导审批。相关部门应协调接待方案并制订实施细则；接待方案和细则按程序报批后执行。
第五条 根据对等接待原则，相当于地市级以上人员来访，一般由市级领导出面迎送。其他外宾可由县级领导根据市级领导批示迎送。经贸、科技、文化、体育界等团体或民间组织以考察、洽谈、观光等为目的的来访，由对口部门负责人迎送。
迎候人员应准确掌握外宾抵达时间，提前到达机场、码头、车站站台或其他约定的地点，以示对来宾的尊重。如贵宾，可安排献花，献花须用鲜花，并保持花束整洁、鲜艳，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。如主人陪车，应请客人坐主人右侧（如客人先坐，以不让客人移位为准），译员等按礼仪规定就座。送别外宾应考虑周全，原则上依照迎候规格确定送别规格。
第六条 需由市级领导出面会见的，由外事部门拟定参与会见人员名单、会谈话稿、外宾背景资料，报参加会见的主要领导审定。出席人数和人员，一般与接待的团组规模、规格相称。会见时一般应有中外文对照的欢迎标牌或横幅。安排合影，应事先制作合影图，主人居中，两端由主方人员把边。正式会见场所应当安排在市人民政府定点接待场所。接待场所要搞好环境卫生，营造整洁、雅致、安静、舒适、安全的外宾接待环境。
第七条 相当于地市级以上人员来访，由市级领导出面宴请一次，市外事部门具体负责宴会安排。经贸、科技、文化、体育界等团体或民间组织以考察、洽谈、观光等为目的的来访，对口部门负责人出面宴请。宴请形式应多样化，对重要外宾可举行正式宴请；对一般外宾可采取陪餐、工作餐等形式；对人数较多的大中型来访团可采取酒会、茶会和冷餐会等形式。
宴请要注意节俭，严格控制次数，不得铺张浪费。宴请应体现地方特色，提倡用地方酒、饮料和水果。宴请活动安排在市人民政府批准的涉外饭店或宾馆。参加宴请的中方人数原则上应少于外方人数，主办单位应对宴请的邀请、餐型、菜谱、座次、餐具等作周密安排。要根据国际惯例，尊重外方人员风俗习惯。来访外宾一般不举行答谢宴会，若对方提出，应婉言谢绝，如对方坚持，可视情况安排适当人员出席。
第八条 主客双方经由会见、会谈产生深化交流与合作意愿，形成协议或备忘录等文件的，通常举行签字仪式签署。接待单位应事先与对方商定并准备好相关文本，并准备小国旗、背景板、签字用具、酒水等，助签人员、服务人员和记者应做好相关准备。
第九条 礼品管理应严格遵守国家有关规定，在对外交往中，一般不向对方赠送礼品，也不接受对方的礼品。如对方赠礼难以谢绝，可以收下，但一般不回礼。需要回赠或赠送礼品时，应送有宣传价值、地方特色和纪念意义的小礼品，不得送厚礼。各涉外单位以及个人所收礼品应当按照《国务院关于在对外公务活动中赠送和接受礼品的规定》处理（文件附后）。各有关单位要指定专门机构负责本部门、本单位的礼品登记、收缴和管理，并建立相应的制度。
第十条 有关部门要合理安排外宾参观考察的时间、地点、内容和路线，既要突出我市优势和特色，让来宾了解市情，又要注意技术等有关情况的保密和对外影响。未经外事部门和有关安全机关同意，不得擅自组织外宾考察、参观。原则上谁接待谁负责陪同考察、参观，如属专业性质的，可由专业人员陪同。
外事部门要根据需要，确定一批重点涉外参观单位，并加强涉外参观单位基础设施建设，涉外接待人员培训，实行规范化、模式化服务。
第十一条 公安部门要会同有关单位制定切实可行的安全保卫方案，落实各项安全保卫措施，认真做好重要外宾及随员、住地、现场、线路等各项安全保卫工作，确保万无一失。
第十二条 外事涉外活动新闻报道，由市外事部门和市政府新闻办公室的统一协调和管理。
第十三条 市级正职领导出席的高规格、重大外事涉外活动的现场翻译工作，接待单位应当提前告知市外事部门，由市外事部门统筹安排。一般性外宾团组来访活动的翻译工作原则上由接待单位自行安排。重要涉外活动使用的，或对益阳对外形象产生一定影响的有关名称和会标、横幅、说明牌、宣传物品等标识物的外文翻译文字，应当提请送市外事部门审核。
第十四条 外事活动悬挂国旗，应严格按照《国旗法》和外交部规定执行。国（境）外部长级以上高级别代表团来益正式访问时，可根据上级有关规定和要求、代表团级别的实际情况挂放国旗；双边正式会谈、签署双边协定或举行重大国际活动重大仪式时，可以挂放中国国旗、来访国国旗；一般性双边会谈和国际活动不挂放国旗，一般礼节性会见活动不挂放国旗。
第十五条 外宾接待费用坚持“谁邀请，谁负担”的原则。市人民政府邀请来我市考察投资环境和友好往来的外宾，接待费用由市财政负担，市外事部门负责预、决算和具体开支，并接受市财政局、审计局的监督；以市人民政府名义邀请来我市，但属于为企业牵线搭桥性质的外宾，接待费用由受益单位或外方负担；由部门、单位邀请来我市的外宾，接待费用由邀请部门、单位负担；来我市考察参观或寻求合作的外宾，一般自行负担费用。
第十六条 严格执行外事纪律，遵守外交礼节。不得邀请入境后可能危害国家安全、社会秩序的外国人员。参加涉外活动，除互有约定以外，应当着正装（男士着西服，女士着装要庄重、大方）；出席正式会见、会谈、宴请等场合，须关闭移动电话，不得随意来回走动，无特殊情况，不得中途退场。应当尊重客人的民族习惯和宗教信仰，避免谈论敏感国家、人物和政治热点议题。